Planen und organisieren ist nicht jedermanns Ding. Die Einen können es nicht gut, die Anderen wollen es schlichtweg nicht gern. Für solche Fälle gibt es ja glücklicherweise einen Service: den Hochzeitsplaner. Aber Hochzeitsplaner ist nicht gleich Hochzeitsplaner und es gibt Einiges zu beachten:
#1 Was bietet mir ein Hochzeitsplaner?
Solltet ihr überlegen, einen Hochzeitplaner zu engagieren, prüft den Leistungsumfang ganz genau. Nicht selten umfasst das Angebot ein sehr klar abgegrenztes Leistungsspektrum. Sonderwünsche und Zusatzaufgaben sind darin nicht vorgesehen. Und wenn die Braut dann so einen Sonderwunsch oder eine Zusatzbitte äußert, lässt sich der Hochzeitplaner das in teuren Zusatzstunden vergüten. Und Sonderwünsche hat bekanntlich jede Braut.
Was sollte also im Leistungsumfang enthalten sein?
- Unverbindliches und kostenloses Erstgespräch
- Koordination und Vertragsabwicklung mit den Dienstleistern (Floristen, Fotografen, etc.)
- Unterstützung bei der Kommunikation mit den Gästen
- Unterstützung bei der Entscheidungsfindung (Wahl der Location, etc.)
- Betreuung von Behördengängen
- Planung des Ablaufs
- Betreuung aller Event-Bausteine (Junggesellinnenabschied, etc.)
- Koordination des Ablaufs am Hochzeitstag
- Nachbereitung (Rechnungsabwicklung, etc.)
- Besondere Zuwendung für die Braut (und den Bräutigam)
Denkt daran: Ihr engagiert einen Hochzeitsplaner, damit ihr selbst nicht an alle Kleinigkeiten denken müsst. Einem guten Hochzeitsplaner fallen also sofort alle Punkte auf, die ihr vergessen habt zu bedenken.
#2 Professionell, professioneller, Profi!
Mit dem Hochzeitsplaner ist es tatsächlich wie mit dem Traummann: Es muss Liebe auf den ersten Blick sein! Aufmachung von Homepage und Angebot müssen professionell wirken und euch zusagen. Sollten auf der Homepage weder Preise noch Leistungsumfang angeführt sein, fragt dies an. Der Hochzeitsplaner sollte euch eine Informationsmappe per Post oder als PDF per Mail zuschicken. Auch hier ist Professionalität das A und O. Unverbindliche Telefonate oder halbherzig angepasste Mailvorlagen sind absolut kein professioneller Kommunikationsweg für einen Hochzeitsplaner.
#3 Alle Kosten. Transparent und nachvollziehbar, bitte!
Hat euch der Hochzeitsplaner ein Angebot geschickt, sollten darin die Kosten transparent und nachvollziehbar aufgeschlüsselt sein. Und zwar inkl. Umsatzsteuer… Immerhin seid ihr private Abnehmer und kein Unternehmen. Lest also auch das Kleingedruckte und besteht auf Angebotspreise inkl. Steuern. Sollte für Zusatzleistungen ein zusätzlicher Stundensatz abgerufen werden, so muss auch dieser inkl. Steuern angegeben sein und ihr solltet euch genau erklären lassen, wann dieser Stundensatz greift. So beugt ihr unangenehme Überraschungen vor.
#4 Das Netzwerk des Hochzeitsplaners ist euer Netzwerk
Wenn ihr euch entschließt, einen Hochzeitsplaner zu beauftragen, sollte euch das bestimmte Vorteile bieten. Neben Nerven soll es auch Geld sparen. Hochzeitsplaner haben in der Regel ein gutes Netzwerk von Dienstleistern in ihrem Einzugsgebiet. Und in diesem Netzwerk bekommt ihr auch besondere Rabatte. Für jeden Baustein einer Hochzeit sollte euch euer Hochzeitsplaner drei Angebote vorlegen und euch genau erklären, wie sich die Kosten für diesen Posten zusammensetzen. Holt euch sicherheitshalber auch selbst Referenz-Angebote ein und gleicht das mit den Angeboten des Hochzeitsplaners ab. Ergeben sich keine Ersparnisse oder wird es gar teurer durch einen Hochzeitsplaner, ist das nicht professionell. Immerhin soll der Hochzeitsplaner in eurem Auftrag verhandeln.
#5 Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!
Fragt nie nur einen Hochzeitsplaner an. Vergleicht auch hier das Angebot und findet für euch das Beste und Passende. Vor allem in der Nähe größere Städte lohnt es sich auch, Planer aus dem Umland anzusprechen. Diese sind oft deutlich günstiger. Erkundigt euch auch, wie viele Hochzeiten ein Planer bedient. Betreut er mehr als 2 Hochzeiten pro Monat, ist die Betreuung sicher weniger individuell. Und achtet bei größeren Unternehmen darauf, dass ihr einen festen Kontakt bekommt.
Kommen wir abschließend nochmal auf den professionellen Hochzeitsplaner zurück: Ein Profi bietet euch einen umfassenden Vertrag (bzw. Geschäftsbedingungen) an. Macht er das nicht, solltet ihr das fordern.
Darin enthalten sollten die zuvor genannten Punkte sein:
- Leistungsumfang
- Verbindliche Kosten (Angebot)
- Benennung zusätzlicher Aufwände
- Rabattgarantie für Aufträge durch das Netzwerk
- Bindende Zielvereinbarung (max. Hochzeitsbudget, etc.)
- Haftungsklausel für die Leistungen des Hochzeitsplaners
Viel Erfolg bei der Suche nach dem richtigen Partner für die Hochzeitsplanung!
Bis bald,
Eva